Posteado por: Que es proyecto | febrero 4, 2011

Formulación del problema. Primer paso para realizar el proyecto

El paso más importante para iniciar el proyecto, independiente de si la razón es social, privada o con fines mixtos, es el análisis del problema.

El análisis del problema es la identificación de la necesidad y/o oportunidad que existe de proponer una solución por medio de actividades programadas, dadas la restricciones de tiempo, espacio y presupuesto.

Para asegurar un buen análisis es necesario conocer el problema. Esto es, identificarlo plenamente para poder proponer alternativas de solución que respondan a ese problema.  Realizar la identificación correcta del problema es saber cual es el aspecto que influye o hace falta de forma concreta y segura. Lo normal es que existan múltiples causas y efectos que se derivan de un problema central.

El éxito de la solución esta en identificar las alternativas que impacten mejor sobre el problema central.

En este sentido, la primera inquietud a resolver, es si el problema que identificamos es el problema central. Esto significa buscar la forma como se debe expresar comprensivamente la cuestión que deseamos resolver.

Las formas de analizar el problema pueden variar según la complejidad del mismo. Se puede iniciar describiendo la situación problemática, es decir, las causas y efectos, para luego evaluar los problemas de mayor impacto. Las herramientas como: Diagramas de frecuencia, Diagramas de dispersión y correlación, Series de tiempo, Diagramas de causa-efecto, Diagramas de realimentación, Matrices de incidencia y Diagramas de flujo matricial son adecuadas para comprender la situación, y su uso apoya la consolidación del problema central.

La técnica de árboles hace parte de los diagramas de causa-efecto, la cual además, permite obtener los objetivos del proyecto si es correctamente aplicada. Esta técnica ha tenido gran acogida en la presentación de proyectos por lo fácil de la aplicación. Sin embargo, esta también es una debilidad.

Para iniciar con la aplicación de árboles se recomienda una lluvia de ideas, preferiblemente con el grupo encargado de la formulación y la comunidad o beneficiarios. El siguiente ejemplo sobre los problemas en cosecha y post-cosecha percibidos por una comunidad de agricultores ilustra los pasos de la técnica de árboles.

Ejemplo

Como resultado de un taller de lluvia de ideas, se obtuvo un listado de los principales 15 problemas asociados a los procesos de cosecha y post-cosecha que los agricultores identificaron.

Se produjo una tarjeta por cada problema.

El número de cada problema es de identificación, no tiene nada que ver con importancia o trascendencia:

1. Realizar la lluvia de ideas y enumerarlas como problemas.

2. Realizar el encademiento de los problemas. Es decir, cuales son causas y efectos.

3. Identificar los nodos críticos. Un nodo crítico es aquél al que confluye un buen número de problemas identificados.

Nodo critico 1

Nodo critico 2

4. Selección del problema. Si existen varios nodos críticos se puede recurrir a la aplicación de una matriz vester (Esta herramienta la explicara más adelante). Para este ejemplo la aplicación de la matriz es la siguiente:

5. Selección del problema central

Después de la formulación del problema se recomienda realizar el análisis de involucrados.

Si deseas colaboración sobre como estructurar tu problema, escríbeme.

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Responses

  1. Me ha parecido interesante la temática y los contenidos, como complemento le sugiero para hacer más constructivo el desarrollo del proyecto, ligar lo propuesto de análisis de problemas, con el marco lógico, base para la planeación de proyectos. Le enviare un documento con un texto guía sobre este aspecto, que es util encausar para que se oriente más hacia un uso práctico lo expuesto.

  2. [...] El primer paso para realizar un proyecto independiente de su finalidad es la definición del problema, y realizar el árbol del problema. Esto consiste en analizar el problema, describiendo la situación problemática, es decir, las causas y efectos, determinando el problema central. Para mayor comprensión puedes leer el siguiente artículo: http://queesproyecto.wordpress.com/2011/02/04/formulacion-del-problema-primer-paso-para-realizar-el-… [...]

  3. Me pareció muy interesante y fácil de comprender lo que realmente es la formulación del problema que es aquella necesidad y/o oportunidad que hay para darle solución. y para todo ello debemos analizar las alternativas de solución que sean las mejores. Los temas que mostraron me parecieron muy interesantes porque los manejaron con ejemplos que ha mi entendimiento se me hacen mas fáciles de entender y comprender, para poder hacer un buena formulación del problema.

  4. es necesario tener claro que es lo que se quiere realizar para poder llevar acabo una buena investigacion de mercado y ver y es viable poner en practica o realizar el proyecto planeado.
    tambien se necesita realizar un buen estudio financiero y saber con que contamos para la compra del material de trabajo (computadoras, impresoras, mesas, etc) y a si brindar un mejor servicio estando a la banguardia utilizando la tecnologia disponible para un mejor funcionamiento.

  5. después de leer esto puedo definir a un proyecto de la siguiente manear:
    es un conjunto de las actividades que se desarrollan para alcanzar un determinado objetivo, mediante la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, etc.

  6. me gusto mucho esa explicación

  7. que pena pero todavia no lo
    logro entender

  8. es una manera facil de llevar un proyecto gracias a la lluvia de ideas, y teniendo muy claro que tipo de proyecto se desea para darle el seguimiento adecuado. me
    gusta

  9. Hola me gustaria poder aprender aplicar la matriz de vester en la identificaion de problemas

  10. /buena Noche tengo que hacer esta tarea y no tengo muy claros los conceptos por si me puede orientar. por favor es muy importante para mi.

    1. Plan de Gestión de Interesados: Realizar el Plan de Gestión de Interesados incluyendo como mínimo los siguientes aspectos: a) Análisis de interesados, b) Mallas de clasificación de interesados, b) Registro de interesados, c) Matriz de evaluación de compromiso de los interesados, d) Información a ser distribuida entre los interesados (incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle), e) Habilidades interpersonales y de gestión de usted como director de su proyecto para gestionar las expectativas de los interesados.
    2. Análisis de Factores Éticos: Teniendo en mente su proyecto, describa y analice a profundidad los siguientes factores que pudieran incidir en el proyecto y en la gestión de interesados en su empresa como son: a) Sus compañeros. b) Cultura organizacional, c) Esquemas de Poder, d) Mecanismos de Competencia e) Sistema de Recompensas, f) Experiencias previas, g) Expectativas de los roles del proyecto h) Estructura Organizacional, e i) Estilo de Gerencia. Realice una síntesis a la luz de los posibles dilemas éticos que se le podrían presentar y cómo afectaría la gestión de los interesados en su proyecto.

    por si me puede orientar se lo agradeceria inmensamente, tendo que estregar esto el proximo miercoles 23 de abril de 2014.
    caso de estudio

    CASO DE ESTUDIO #11

    1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA QUE GENERA EL PROYECTO Y SITUACIÓN ACTUAL VENTURA CO. LTDA, es una empresa que provee servicios y personal médico bajo la modalidad de tercerización (o servicios administrados) a importantes empresas del sector salud. Es una empresa que ha consolidado una reputación por la excelencia y calidad en el servicio en los casi 20 años que lleva en el mercado.

    En el último año VENTURA cambió de dueño – ahora son una filial de Golden Times Inc., y ésta han solicitado que incremente su EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) del 1.5% presente al 5% en un lapso de dos (2) años, lo cual indica que su rentabilidad debe ser dramáticamente mayor en un lapso muy corto.

    La competencia en el sector en que VENTURA participa es feroz (tiene por lo menos tres (3) competidores muy fuertes: uno colombiano – DINAMedical Services, y dos extranjeros: ABSTRACT Medi services Corp, y 360 MediVISION LLC) y casi siempre están presente en los mismos negocios o las licitaciones más grandes y lucrativas. En el último año, DINAMMedical Services ya le ha quitado a VENTURA tres (3) negocios grandes, por valor de aprox. USD$8 MM.

    La tendencia de los clientes en el sector en que VENTURA participa se ha inclinado hacia la selección del proveedor por precio, por lo que VENTURA ha tenido que disminuir el margen de ganancia, o eliminar o reducir al mínimo todo lo que a juicio comercial pueda causar una oferta económica alta, como los servicios de Gerencia de proyectos, margen para imprevistos, etc., lo que ha causado que se presenten más inconvenientes de lo que ha sido tradición al momento de ejecutar los proyectos por la falta de recursos o costeos imprecisos.

    A nivel operativo la empresa ha sufrido serias bajas de personal en el último año, lo cual no se ha podido subsanar totalmente, y con ésta planta actual deben atender todos los servicios presentes y los nuevos proyectos que surjan, haciendo que en la actualidad, haya que “saltar matones” para atender servicios con la misma persona, haciendo que en más de una ocasión los clientes se quejen de falta de soporte o de continuidad en la prestación de los servicios.

    2. BACKGROUND DE LA EMPRESA EN LA GESTION DE PROYECTOS VENTURA ha tenido la tradición de incorporar la Gerencia de Proyectos en los negocios que vende, y eso es por herencia de sus anteriores dueños, en donde se fomenta la utilización de metodologías como PRINCE2 y PMI, lo cual siempre se ha vendido como valor agregado, y ha contribuido a que los productos y servicios sean de calidad, a pesar que esto es reconocido como un “mal necesario” por agregar costos de operación a nivel de la Gerencia de Operaciones.

    En la actualidad, VENTURA está en proceso de la creación de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), lo cual es un esfuerzo que se realiza entre el Director de la misma y su equipo de Gerentes de Proyecto de forma no continuada por no disponer de tiempo por atención a los diferentes proyectos. El personal de gerentes de proyecto, en su gran mayoría con certificados PMP, y tienen experiencia en los proyectos que VENTURA vende y sus Directores de Proyecto son respetados al interior, pero se presenta el que estos gerentes deban realizar su gestión más por los proceso de la “gerencia del favor – hágame el favor de…”, y del acuse: “si fulano no me hace esto, lo escalo al Gerente de Operaciones”, aún a pesar que, como se mencionó anteriormente, la capacidad operativa se ha disminuido considerablemente.
    3. EL PROYECTO
    3.1 Descripción A VENTURA se le adjudicó el siguiente negocio por parte de un cliente llamado EXCELENCE SAS, (empresa que se dedica a prestar servicios de salud pública obligatoria) para la prestación de los siguientes servicios en la ciudad de Bogotá, por el lapso de un (1) año:

    a) Un CENTRO DE SERVICIOS administrado por personal de VENTURA para atención de las llamadas de los clientes que solicitan servicios médicos. El Centro de Servicios consta de seis (6) agentes más un líder, y estará ubicado en la sede de VENTURA.

    b) La ATENCIÓN MÉDICA PERSONALIZADA a los usuarios de las solicitudes de tención
    médica que no se puedan resolver por el CENTRO DE SERVICIOS y deban ser
    scalados. Este servicio será prestado por cinco (5) médicos que estarán la sede de
    EXCELENCE.

    b) La GESTIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO del dispensario de medicamentos, el cual estará siendo atendido por una persona provista por VENTURA.

    3.2 Alcance Para poder iniciar la prestación de los servicios del punto 3.1, se debe planear y ejecutar un PROYECTO, que permita realizar las siguientes actividades:

    a) Adquisición, contratación y capacitación del personal en los temas del servicio actual y del cliente. Esta actividad tendrá el apoyo de RRHH de VENTURA, y de lo cual la empresa tiene gran experiencia.

    b) Dotación al personal de los elementos de trabajo: Portátiles y celulares.

    c) Gestión del contrato entre VENTURA y EXCELENCE.

    3.3 Tiempo de Ejecución Por disposición de EXCELENCE el plazo de ejecución para las actividades del punto 3.2 es dos (2) meses, luego de los cuales, se deberá estar en disposición para iniciar el servicio del punto 3.1 3.4 Descripción del Cliente.

    EXCELENCE es un cliente muy exigente y espera de VENTURA que se le cumpla con lo prometido en cuanto ser el “Socio de Negocios” y ser un verdadero “experto” en todos los servicios, es metódico y procedimental y exige que las actividades estén debidamente documentadas y cualquier tipo de cambio debe ser consultado con ellos previamente.

    3.5 Personal adicional para el proyecto Se tiene, además del personal indicado en el punto 3.1: a) Un (1) Gerente de Proyecto, del que depende: b) Un (1) Coordinador de Servicio quien maneja y supervisa todo el personal.


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